Tydligare visuell internkommunikation

Vi kommunicerar mer än någonsin och ofta via mail och textmeddelanden. De elektroniska meddelandena strömmar in med sådan hastighet att det kan vara svårt att följa med. Tyvärr betyder det ofta att viktiga meddelanden drunknar i information och minre viktiga saker som fyller inkorgen. Olika ämnen ögnas igenom på löpande band och en del information har redan glömts bort igen följande dag.

Varför inte tänka om kommunikationen och prova någonting nytt. Så att de viktiga meddelandena fastnar i medvetandet och de mindre viktiga försvinner.

Strukturera med mailprogrammet

En bra start är att lära de anställda att använda mailprogrammet på rätt sätt. De flesta program har många möjligheter att sortera mails, skjuta upp mindre viktiga uppgifter, markera viktiga mail och mycket mer. Det kan verka oöverskådligt och onödigt att lägga så mycket arbete på sina mails, men när du väl har kontroll över systemet och har skapat rutiner, kommer du att kunna märka skillnad. Ett välstrukturerat mailsystem kan bidra till struktur och lugn så att medarbetarna kan fokusera på sin primära arbetsuppgifter och därmed undvika stress.

Meddelanden vid kaffeautomaten

Istället för att skicka ut all intern information via mails, som riskerar att drunkna bland annan info, kan du introducera snäppramar. På så sätt kan du tydligt få fram viktiga budskap på ett tydligt sätt genom att visualisera informationen och hänga den så att den inte går att undvika. Varför inte i närheten av kaffeautomaten, där i stort sett alla dina medarbetare samlas minst en gång om dagen. Många studier visar nämligen att vi minns bättre när vi kan se ämnet framför oss.

Samla veckans nyheter

Skickar du ut många små meddelanden under veckan, vill du kanske summera dem veckovis eller månatligt. I många fall är det också nödvändigt att följa upp ett möte med ett mail som förklarar och sammanfattar fallet skriftligt, så att alla får exakt samma information. Sätt upp sammanfattningen i snäppramen vid kaffeautomaten så är du nästan garanterad att dina medarbetare läser igenom den i väntan på sin java. Det är bara att klicka upp de fyra listerna på snäppramen, sätta in affischen och den  genomskinliga anti-reflex skyddsplattan och trycka ner listerna igen.